CONCEPTVERSLAG VAN DE ALV VVE 21 SEPTEMBER 2014 TE BRONBEEK, ARNHEM, inclusief voorgestelde wijzigingen.

Aanwezige leden en hun partners: Jacobus Bakkers, Aad Breevaart, Ron van Doorn, Aad van de Ende, Tom en Marijke Hoebee, Marchinus Hofkamp, Pieter van den Hombergh, Sjef Horsten, Ron Jonker en Elly van Vliet, Huig Kerkhof, Johannes Leeuwenburg, Paul en Ted Raedts.

Aanwezig van het bestuur: Jos Weerts, voorzitter, Dick Broer, penningmeester, Hans Hamers, webmaster, Trudy van Dinter-Bons, secretaris.

Afwezig met kennisgeving: Jaap Barendregt, Dineke Berenboom, Eveline Boswinkel, Edith en Govert de Lussanet, Dolf Middelhoff, Loes Kerkhof, Javier Lopez Pinon.

1.Opening en vaststellen van de agenda.                                                                  De voorzitter opent de vergadering om 11.15 uur en heet iedereen hartelijk welkom. Hij meldt de ontvangen berichten van afmelding en vraagt instemming met de voorgestelde agenda. Iedereen stemt in.

2. Openingswoord van de voorzitter.
De voorzitter herinnert aan de dit jaar georganiseerde activiteiten voor de leden: een succesvol bezoek in januari aan het depot van het Afrika museum, waar 26 leden aanwezig waren. Een interessant bezoek aan Galerie aan de Waal in februari, bezocht door 18 leden, waar de verkoopopbrengsten rechtstreeks naar gezondheidsprojecten in Ghana gaan en een bezoek in augustus aan kunstenaar en etnografica verzamelaar Harrie Gerritz, waar 19 leden zich voor aanmeldden.
Voor de laatste maanden van dit jaar zijn wij bezig een rondleiding te organiseren over de expositie Ivoorkust, die vanaf 25 oktober in de Nieuwe Kerk in Amsterdam gehouden wordt. En mogelijk nog een huisbezoek. Voor volgend jaar zijn wij bezig met een bezoek aan het depot in het Tropenmuseum.
Het Jaarboek: veel dank aan de redactie en de ontwerper voor het verzorgen van dit mooie jaarboek.
Tijdens de samenstelling bleek weer hoeveel kennis er onder de leden aanwezig is.

Het ledental ligt momenteel rond de 100, het bestuur vindt dit een kritische grens. De voorzitter roept alle leden op zich als ambassadeur voor de vereniging te gedragen. Daartoe ligt er een stapel Jaarboeken 2012 klaar met het voorstel: neem aan het einde van de vergadering een exemplaar mee en geef dit cadeau aan een potentieel lid. De voorzitter sluit dit deel af met dank aan het Koninklijk Tehuis voor Oud Militairen en Museum (KTOMM) Bronbeek en commandant, kolonel Dulfer die ons deze locatie om niet heeft aangeboden.

3. Notulen van de ALV van 23 juni 2013.

De notulen worden door de vergadering goedgekeurd.

4. Verslag van de secretaris.
Het verslag van de secretaris, wat op de website, staat loopt van juli 2013 tot juli 2014. Nu de ALV verplaatst is naar heden, komt de secretaris met een update.

Het bestuur is dit jaar 5x bijeengekomen. Onderwerpen die aan de orde zijn geweest zijn o.a. het organiseren van activiteiten, het uitbrengen van het Jaarboek en het behandelen van vragen van externen. Dit laatste varieert van personen die vragen hebben of bijv. een stoel, gekocht in Afrika, de moeite waard is om naar Nederland mee te verhuizen, tot een verzoek van Catawiki om de leden te informeren over hun veilingen. Uiteindelijk heeft Catawiki een advertentie geplaatst, tegen het afgesproken tarief, op de website, helaas hebben wij hen geen advertentie kunnen verkopen in het Jaarboek. Verder heeft het bestuur uitgebreid het rapport van de werkgroep Strategisch Beleid besproken en geconcludeerd dat voor de uitvoering van de voorstellen er een beroep op de leden moet worden gedaan.

– Sjef Horsten: hij heeft geen reactie van Geert de Bruijn van het Leder en Schoenen museum in Waalwijk ontvangen na zijn aanbod stukken in bruikleen te geven voor de expositie : Huid als Beeldmiddel”. Secretaris zegt toe te informeren.

– Tom Hoebee: komt er een Jaarboek te vervallen? Antwoord: nee. Het Jaarboek 2012 is verschenen in juni 2013, het Jaarboek 2013 in augustus 2014. Dat geeft verwarring. Het bestuur heeft besloten de Jaarboeken vanaf nu te gaan nummeren; wij verwachten in 2015 jaarboek nummer 3 uit te brengen. Het bestuur houdt vast aan publicatie van een Jaarboek per jaar. De redactie van het Jaarboek bestaat uit professionals, die dit werk als vrijwilliger, belangeloos en in hun eigen tijd doen.

– Marchinus Hofkamp spreekt zijn complimenten uit voor het Jaarboek, maar vindt dat de foto’s bij het artikel over het aardewerk van de Marfa beter hadden gekund.
– Paul Raedts: kan het bestuur een jaaragenda maken, waarin de data van de verschillende activiteiten en de ALV zijn vastgelegd?
– Paul Raedts: kan het bestuur sturend zijn in het oprichten van regionale werkgroepen? De werkgroep oostelijk Noord-Brabant functioneert goed. Via de werkgroepen kunnen verzoeken iets te doen voor de vereniging mogelijk meer succesvol zijn.
– Ted Raedts: is er een Jaarboek gestuurd naar Annette van Waes, na het overlijden van haar man? Antwoord is nee. Het bestuur zegt toe dit te gaan doen. Advies is niet te strikt te zijn in het wel of niet toezenden van het Jaarboek. Het voorstel om na een overlijden aan de achterblijvende partner te vragen of deze lid wil blijven, wordt al gedaan.

5. Verslag van de penningmeester over 2013.

De penningmeester constateert een batig saldo van Euro 5.000,– vooral dankzij een drietal meevallers van Euro 4.000,– resp. Euro 1.400 en Euro 500,– . Op grond van de beslissing van het bestuur het in 2014 uitgebrachte jaarboek ten laste van het jaar 2014 te brengen, hoefde er nu hiervoor geen voorziening te worden getroffen, die normaliter Euro 4.000, –zou zijn geweest. Verder was er voor het uit 2013 uitgegeven jaarboek in 2012 een voorziening getroffen van Euro 4.400; de feitelijke kosten waren dankzij onze adverteerders uiteindelijk per saldo slechts Euro 3.000. Tenslotte behoefden we, anders dan begroot, geen zaalhuur voor de ALV te betalen.
Prognose voor 2014: naar verwachting zullen de kosten behoorlijk meevallen en is waarschijnlijk een zo ongeveer sluitende exploitatie mogelijk. Dit doordat de kosten van het dit jaar uitgebrachte jaarboek, dat wat minder pagina’s heeft dan begroot, zullen meevallen en dankzij de niet begrote advertentieopbrengst ; en verder omdat er dit jaar geen stand op de Tribal Art Fair wordt gehuurd en er ook voor deze ALV geen zaalhuur behoeft te worden betaald.
Prognose voor 2015: mogelijk minder contributie inkomsten; verder is het de bedoeling dan weer een stand op de Tribal Art Fair te huren. Dan volgt er wellicht geen sluitende exploitatie. Gelukkig hebben we een vrije reserve van Euro 11.000,– om in het eventuele exploitatietekort te voorzien.
– Tom Hoebee: dit jaar staat er 1 advertentie in het Jaarboek, in het vorige stonden er 3; is er een beleid om adverteerders binnen te halen? Antwoord: het is moeilijk om adverteerders binnen te halen, er is geen gericht beleid voor.
– Tom Hoebee: heeft het bestuur een streefdoel wat betreft het aantal leden? Antwoord: nee.
– Sjef Horsten: hij ervaart veel focus van de VVE op Afrika. Wanneer dit breder wordt getrokken dan ontstaat er een groter potentieel aan leden.
Antwoord: dit is meer toeval dan beleid. Beleidsmatig heeft de vereniging een brede scope, wij sluiten andere verzamelgebieden niet uit en proberen dit ook uit te dragen.
– Elly en Ron Jonker: ons verzamelgebied is Oceanië.

– Aad Breevaart: na de expositie in het Kroller Muller in 1990 is het aantal leden verdubbelt. Is het een idee om weer iets landelijks te organiseren, bijvoorbeeld in Beelden aan Zee?
– Pieter van den Hombergh: veel verzamelaars vinden Euro 50,– veel en vragen zich af wat ze er voor terug krijgen. Denk eens na over een instaplidmaatschap met een lager tarief.
– Sjef Horsten heeft contacten met het Klokkenmuseum in Asten. Dit heeft een Afrika afdeling. Misschien een geschikte locatie voor de volgende ALV?

6. Verslag van de kascommissie.
De kascommissie heeft bestaan uit de heren Huig Kerkhof en Paul Raedts. Zij hebben de financiële administratie in orde bevonden en brengen hun complimenten aan de penningmeester over.
De vergadering keurt het verslag goed en verleent het bestuur decharge voor het daaruit naar voren komende beleid.

7. Verslag van de webmaster.
Hans Hamers verzorgt de website van de vereniging. Hij doet een oproep aan de leden om relevant materiaal aan te leveren. Het kost veel tijd om de website up-to-date te houden en enige hulp daarbij is welkom. Hij heeft een programma geïnstalleerd waarmee het aantal bezoekers geregistreerd wordt. Er zijn gemiddeld 10 bezoekers per dag, die ruim 3 minuten op de site blijven en ruim 4 pagina’s bekijken. Afgelopen maand zijn er 385 gebruikers geteld. 30% van de bezoekers doen dat regelmatig. Er zijn ook internationale bezoekers.
Na veelvuldige spamaanvallen is er een programma geïnstalleerd wat dit er uitfiltert.
De voorzitter dankt de webmaster voor alle uren die hij steekt in het draaiende houden van de website.

8. Stemming over het partnerlidmaatschap.
Tijdens de ALV van 2013 klonken er stemmen op of er geen partnerlidmaatschap ingesteld kan worden. Partners van betalende leden mogen wel als introducé mee, maar hebben geen stemrecht, tenzij zij het volledige bedrag van Euro 50,– betalen.
De voorzitter stelt het volgende voor: Een partnerlidmaatschap kost Euro 75,– voor 2 personen, die dan beide lid zijn en beide stemrecht hebben.
Na stemming zijn er 8 stemmen voor, 1 tegen en 1 onthouding, waarmee dit voorstel is aangenomen.
– Paul Raedts merkt op dat in de situatie van een partnerlidmaatschap niet alle stukken dubbel verstuurt hoeven te worden. Behalve het Jaarboek, dat ontvangen beide partners.

9. Werkgroep Strategisch Beleid.
De werkgroep heeft bestaan uit de volgende heren: Boudewijn Meijer, Tom Hoebee, Piet Huesman en Paul Raedts. Zij hebben een uitstekend en uitvoerig rapport geschreven met nuttige aanbevelingen om de VVE een aantrekkelijke vereniging te laten zijn voor haar leden en voor nieuwe leden. De volgende stap is nu het gaan uitvoeren van de aanbevelingen. Dat kan het bestuur niet alleen: voor het laden van de kar en het trekken zijn meer handen nodig. De voorzitter doet een beroep op de leden om deeltaken op zich te nemen. Een samenvatting van de aanbevelingen van de werkgroep zal binnenkort op de website staan.

10. Externe contacten.
Ons lid Arnold Wentholt heeft een boek presentatie gedaan bij de Vereniging Verre Culturen Delft (VVCD). Daar ontmoette onze voorzitter enkele bestuursleden van de VVCD en is er gesproken over samenwerking. In oktober zal onze voorzitter opnieuw contact met hen opnemen.
– Aad Breevaart: wat doet de VVCD? Zij geven lezingen, publiceren een Nieuwsbrief en maken excursies.
– Pieter van den Hombergh: er bestaat ook een “Krissen Kring”. Zij vergaderen hier vandaag ook en zijn met velen.
– Hans Hamers: op de Tribal Art Fair in 2013 heb ik enkele leden van hen gesproken; zij staan ook open voor contact. Daar is verder nog niets mee gedaan.
– Paul Raedts: zoek actief contact met Leerstoelen en Vriendengroepen van Musea en kom met concrete voorstellen naar de leden om iets te op te zetten of te organiseren.
– Sjef Horsten: heeft contacten met conservatoren van het museum in Leiden en van de MAS in Antwerpen.
– Hans Hamers heeft contact met een Eskimo deskundige uit Nijmegen.
– Pieter van den Hombergh: o.a. in Utrecht worden er cursussen etnografica aangeboden, de VVE is daar onbekend.
– ons lid Ruud de Ruijter bood tijdens zijn open dagen lezingen aan van conservatoren met kennis over maskers afkomstig uit het Amazone gebied.
– Paul Raedts: is er contact geweest met de Werkgroep Tribale Kunst? Ja, maar zonder resultaat tot nu toe.

11. Wat verder ter tafel komt.
– We hebben dit jaar geen stand gehuurd op de Tribal Art Fair vanwege de slechte locatie die ons geboden werd. We bekijken het volgend jaar opnieuw.
– Verzoek aan alle leden: help ons adverteerders te vinden voor het volgende Jaarboek.
– Marchinus Hofkamp: 2 opmerkingen: hij vindt het misplaatst dat het Jaarboek het jaartal 2013 draagt en vindt het jammer dat het goede artikel van Hans Hamers in het Jaarboek zo’n slechte lay-out heeft gekregen.
– Jacobus Bakkers meldt dat hij contact heeft opgenomen met de Vereniging Rembrandt over het voornemen van het Wereldmuseum in Rotterdam om een groot deel van de collectie af te stoten. De Ver. Rembrandt heeft toegezegd dat ze er mee bezig zijn. Onderhandse verkoop is afgewend. De voorzitter zegt toe hier op terug te komen.
– Erna Beumer, oud Afrika-conservator van het Wereldmuseum, heeft een gesprek aangevraagd bij burgemeester Aboutaleb van Rotterdam.
– Dick Broer: de Duitse vereniging van Afrikaanse Kunst geeft 2x per jaar een tijdschrift uit. Zonder lid te worden van de vereniging ( contributie Euro 70,–) kun je je abonneren op het tijdschrift; kosten Euro 6,50 per exemplaar exclusief verzendkosten. Dick heeft enkele tijdschriften bij zich ter inzage. Het tijdschrift is breder georiënteerd dan alleen Afrika.

12. Rondvraag en sluiting.

De voorzitter sluit om 12.45 de vergadering.
De lunch staat voor ons klaar en om 13.30 uur begint de rondleiding door het museum.

0

VERSLAG VAN DE SECRETARIS VAN JULI 2013 TOT JULI 2014

BESTUUR: Het bestuur is in deze periode 7 x bijeengekomen.

Arnold Wentholt, eerder secretaris, maakt sinds 1 januari 2014 geen deel meer uit van het bestuur. Hij heeft in 2012 de functie hoofdredacteur jaarboeken op zich genomen, en deze functie blijft hij vervullen. Redactie en bestuur van de vereniging zijn nu van elkaar gescheiden.

JAARBOEK: het volgende nummer komt medio augustus 2014 uit. Het bestuur heeft besloten de Jaarboeken van af nu te nummeren. We laten het uitkomen van een jaarboek gelijk zijn aan het jaar waarin het verschijnt. De jaarboeken 2012 zijn ter verkoop aangeboden aan de museumwinkels van de musea met een etnografische collectie.

WERKGROEP STRATEGISCH BELEID: deze werkgroep is na de ALV van 2013 gestart. Zij heeft in samenspraak met het bestuur zich gebogen over o.a. het gewenste profiel van de vereniging. De werkgroep heeft dit jaar een uitgebreid en zinvol rapport ingeleverd. De belangrijkste adviezen van de werkgroep aan het bestuur zijn: verbeter de communicatie, zowel met de leden als met externen en zorg voor interessante activiteiten die voor de leden iets extra te bieden hebben. Wij hebben hier o.a. gehoor aangegeven door het uitbrengen van de Nieuwsbrief. Een volgende stap is het instellen van een Werkgroep Activiteiten; deze werkgroep zal de voorstellen om gaan zetten in concrete activiteiten. Het jaarprogramma zal t.z.t. op de website staan.

ACTIVITEITEN: tijdens de Tribal Art Fair in oktober in de Duif in Amsterdam heeft de V.V.E. een standje bemand. Dit heeft ons 4 nieuwe leden opgeleverd.

BEZOEKEN: 19 januari 2014 hebben 26 leden zich in het Afrika Museum door gastconservator Gerard van den Heuvel laten informeren over stukken uit het museumdepot die nu tentoongesteld stonden. Na een toast op het nieuwe jaar zijn we uitgebreid geïnformeerd over de opgestelde stukken. Een gezellige en interessante middag.

16 februari nodigde Galerie aan de Waal in Tuil ons uit voor een expositie van objecten van met name de Bambara. 21 leden zijn op deze uitnodiging ingegaan. Na een informatieve inleiding van Wim Levens, zijn de objecten bewonderd, en door sommigen ook aangeschaft. De opbrengst komt ten goede aan de Stichting Madamfo, met projecten op het gebied van onderwijs en gezondheidszorg in Ghana.

NIEUWSBRIEVEN: er zijn in 2014 twee Nieuwsbrieven verspreid, waarop we van verschillende leden positieve reacties hebben ontvangen. Het is het plan dit jaar nog 2 Nieuwsbrieven te versturen.

WEBSITE wordt actief onderhouden door Hans Hamers. We hebben een wijziging aangebracht in het deel wat voor ieder toegankelijk is en het besloten deel voor de leden; hierdoor is ook voor niet-leden meer informatie direct toegankelijk. Er is een nieuwe rubriek geopend: Ruilen/verkopen. Het aantal bezoekers is stabiel: 8-10 per dag met een bezoektijd van ruim 4 minuten. Veilinghuizen weten ons steeds meer te vinden met verzoeken hun veilingen aan te kondigen. Voor hen, en voor particulieren met verzoeken, hebben we advertentie tarieven vastgesteld.

A..L.V.: de geplande A.L.V. van 15 juni is komen te vervallen en is nu gepland op 21 september 2014.

Trudy van Dinter-Bons, secretaris V.V.E.

0

Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging Vrienden van Etnografica, gehouden op 23 juni 2013 in Café-restaurant Soif in Rotterdam-Delfshaven.

Aanwezig waren de navolgende leden en hun partners: Jaap Barendrecht; Ad Breevaart; Trudy van Dinter; Dhr en mevr. Hoebé; Marchinus Hofkamp; Dhr. en mevr. Kerkhof, Ingrid Langerak; Johan Leeuwenberg; Dolf Middelhoff; Steven van de Raadt en Kathy van der Pas; Paul en Ted Raedts.
Van het bestuur waren aanwezig: Dick Broer; Arnold Wentholt; Jos Weerts.
Afwezig met kennisgeving: Ron van Doorn, David van Duuren, Javier Lopez Pinon, Betty Swinkels, Jos van den Berg, Pieter van den Homberg, Ineke Eisenburger, Krijn Verboom, Dineke Beereboom, Frank Eerhart en Hans Hamers.

1. Opening en vaststelling van de agenda
De voorzitter opent de vergadering kort na 11.00 uur en heet iedereen welkom. Hij meldt de ontvangen berichten van verhindering en vraagt de vergadering instemming met de voorgestelde agenda.
De heer Hofkamp meldt, dat hij als agendapunt wil opvoeren de kwestie rond zijn royement en hetgeen daarover in de notulen van de Ledenvergadering van 3 juni 2012 is vermeld. De voorzitter antwoordt dat dit aan de orde komt bij de behandeling van de notulen van de Ledenvergadering op 3 juni 2012. Mocht na behandeling van deze notulen daar nog behoefte aan bestaan, dan zal dit punt aan de agenda worden toegevoegd.

2. Openingswoord van de voorzitter

Jos Weerts leest het in de afgelopen week uitgegeven persbericht voor, gericht aan het Parool, AT5, Oog op Morgen en radio 1, over onze visie op het in stand houden van het Tropenmuseum voor en doet mededeling over de daar bij behorende brief aan de Vaste Commissie Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van de Tweede Kamer, die ook naar enkele Kamerleden is gezonden. Van de zijde van het CDA is de ontvangst bevestigd; van de zijde van de VVD is kenbaar gemaakt, dat zij onze visie zullen meenemen bij de standpuntbepaling. Inmiddels heeft de Tweede kamer besloten de subsidie voorlopig tot 2017 te handhaven. Hij haalt deze actie aan als voorbeeld van een actieve opstelling van de VVE. Met het oog op de toekomst van de VVE vindt hij een dergelijke opstelling noodzakelijk. Zichtbaarheid van de VVE is van groot belang, de VVE moet deelnemen aan de gedachtewisseling in de maatschappelijk-culturele sector over bijvoorbeeld de positie van etnografische musea en collecties. Daarnaast is de in- en externe communicatie van belang voor de vereniging. Dit zijn in zijn ogen speerpunten in het beleid van de vereniging. Hij meldt dat aan het einde van de vergadering, bij agendapunt 7, een werkgroep zal worden ingesteld die dit verder zal uitwerken.
Daarna wijst hij op het belang van het Jaarboek. Hij bedankt Dolf Middelhoff en Arnold Wentholt voor hun belangrijke bijdrage aan de totstandkoming van ons jaarboek 2012, waar tot nu toe alleen maar positieve reacties van leden en niet-leden op zijn ontvangen.
Verder wijst hij op het dit voorjaar door Frank Eerhart uitgebrachte boek “The power of iron in Africa’, dat hij laat circuleren en dat voor onze leden met korting te koop is. Hierover stuurt hij binnenkort een bericht aan de leden.

3. Notulen van de Algemene ledenvergadering van 3 juni 2012.
Punt 8 geeft aanleiding tot discussie, waarbij met name Paul Raedts, Steven van de Raadt en Marchinus Hofkamp om aanpassing verzoeken, en de laatste ook vraagt om excuses van het bestuur, omdat er een jaar lang voor hem kwetsende bewoordingen in de concept-notulen op (het besloten deel van) de website stonden. Paul Raedts brengt verslag uit van de bemiddeling door hem en door Ad Breevaart en meldt dat hij en Ad Breevaart het bestuur adviseren om Marchinus Hofkamp niet uit het lidmaatschap te ontzetten en om de notulen van de Algemene Ledenvergadering van 3 juni 2012 aan te passen. De zin “De berichten die de heer Hofkamp heeft verspreid kunnen als laster ten opzichte van (oud-)bestuursleden worden beschouwd” dient te worden verwijderd. De zin: “Paul Raedts onderschrijft deze visie, maar stelt voor etc.” dient als volgt te worden aangepast: “Paul Raedts adviseert het bestuur om – in afwachting van etc.” Ook adviseert hij het bestuur de wens van de heer Hofkamp inzake excuses ter harte te nemen en hiervoor geschikte woorden te kiezen. Hieraan voegt hij toe, dat er daarna niet meer op deze kwestie wordt teruggekomen, te meer omdat de vergadering al eerder akkoord gegaan is met de eerdere jaarstukken.
De vergadering stemt in met dit voorstel en met deze wijzigingen van de notulen van de Ledenvergadering van 3 juni 2012 en geeft het bestuur mandaat om de onjuiste en/of kwetsende punten aan te passen, en besluit dat daarmee deze discussie wordt beëindigd.
De heer Hofkamp vraagt het woord om zijn visie aan de vergadering kenbaar te maken. Hij leest een door hem opgestelde tekst voor, die als bijlage bij deze notulen wordt toegevoegd.
De voorzitter wijst de vergadering erop, dat het bestuur in de vergadering van 3 juni 2012 niet heeft voorgesteld om Marchinus Hofkamp te royeren, maar om zijn lidmaatschap op te zeggen.

Voor het overige worden de notulen conform het concept vastgesteld.

4. Verslag over het jaar 2012 van de secretaris. De secretaris reikt zijn schriftelijke verslag uit en leest het voor. Het omvat alleen de periode juli t/m december en richt zich op de toen plaats gevonden hebbende bezoeken aan het Missie Museum te Steyl, het huisbezoek aan de familie Van den Brekel en het aantal opzeggingen in 2012. Hij licht nog toe, dat het verslag van zijn activiteiten in het eerste halfjaar 2012 op de website zijn te vinden en dat de redenen voor opzegging van het lidmaatschap divers zijn. Verder maakt hij gebruik van de gelegenheid Hans Hamers te bedanken voor de wijze waarop hij onze begin 2012 vernieuwde website heeft bijgehouden.
Een lid maakt van de gelegenheid gebruik het bestuur voor te stellen eens na te denken over de behandeling van de partners van leden, die nu formeel geen stemrecht hebben.
Het verslag wordt met algemene stemmen aanvaard.

5. Verslag over het jaar 2012 van de penningmeester; diens prognose 2013 en het verslag van de Kascommissie.
Het schriftelijke verslag wordt, in combinatie met een financiële prognose 2013 aan de leden uitgereikt en als volgt toegelicht. Het in mei 2013 uitgebrachte jaarboek 2012 heeft grote invloed heeft gehad op de exploitatie. Voor de kosten van dit in een oplage van 300 (in plaats van 350) stuks uitgebrachte boek was een kostenpost voorzien van euro 4.400,– . Op basis van de thans bekende facturen (drukker en PostNL) is dit begrote bedrag met slechts euro 22,– overschreden, zodat hier geen sprake is van een ernstige tegenvaller. Dankzij de advertentie-inkomsten jaarboek ad euro 1.360,– wordt het voor 2012 op euro 1.111,62 berekende verlies volledig gecompenseerd. De bedoeling is ook nog een aantal jaarboeken 2012 te verkopen via verschillende kanalen.
Hierbij kunnen mogelijk ook de in 2011 gedrukte folders nog een rol spelen; volgens mededeling van de secretaris beschikken wij nog over een volle doos daarvan.
Naar aanleiding van het verslag merkt Marchinus Hofkamp op de kosten van het jaarboek erg hoog te vinden; zijn idee zou zijn het digitaal printen van een heel kleine oplage, waarna altijd kan worden bijgedrukt. Dolf Middelhoff bestrijdt deze visie. Marchinus Hofkamp stelt nog voor om de post ‘Jaarboek’ in de volgende ledenvergadering uit te splitsen in onderdelen.
Verder vraagt Tom Hoebé zich af hoe wij denken de nog resterende voorraad jaarboeken 2008 te verkopen. Dit is binnen het bestuur nog een punt van overweging.
De prognose 2013 geeft aan dat de VVE in dat jaar door het teruggelopen ledenaantal en de te maken kosten voor een stand in De Duif, de ruimte voor kosten van het jaarboek 2013 van slechts euro 2.500,– beloopt. Dit kan betekenen dat er bijna euro 2.000,– op de kosten jaarboek bezuinigd zal moeten worden, tenzij wij er wederom in slagen voldoende adverteerders te vinden.
In dit kader komt vanuit de zaal het idee bij de toezending van het volgende jaarboek de leden om een vrijwillige bijdrage te vragen in de kosten van het jaarboek.
De kascommissie, bestaande uit Paul Raedts en verklaart de stukken te hebben gecontroleerd en akkoord te hebben bevonden en stelt voor het verslag en het daaruit naar voren komende beleid goed te keuren. Dit gebeurt bij acclamatie.

6. Bestuur.
De voorzitter licht het Rooster van aftreden toe. Jos Weerts is volgens het rooster aan de beurt af te treden; hij verklaart zich bereid zijn functie voor te zetten. In 2014 treedt Arnold Wentholt af, in 2015 Hans Hamers en in 2016 Dick Broer.
Verder heeft Arnold Wentholt eerder aangegeven na zeven jaar te willen stoppen als secretaris. Hij zal wel aanblijven als bestuurslid in zijn nieuwe functie van hoofdredacteur van het Jaarboek. Trudy van Dinter-Bons is bereid gevonden zijn functie over te nemen.
Voorgesteld wordt Jos Weerts te herbenoemen en tevens Trudy van Dinter, die zich hiertoe bereid heeft verklaard, als bestuurslid te benoemen.
Dit voorstel wordt bij acclamatie aanvaard.

7. Instellen werkgroep Beleidsplan 2013 – 2015.
Jos Weerts roept leden op mee te werken aan zo’n werkgroep onder zijn leiding.
Beschikbaar stellen zich de leden Dolf Middelhoff, Paul Raedts en Tom Hoebé.
Jos Weerts zal ook Boudewijn Meijer vragen ook in deze werkgroep zitting te willen nemen.

8. Wat verder ter tafel komt.
Ad Breevaart stelt voor weer eens een thematische tentoonstelling te organiseren in bijv. het gunstig gelegen Museum Beelden aan Zee in Scheveningen.
De voorzitter wijst op de tentoonstelling van ons lid Jos van den Berg in Pulchri, Den Haag, over zijn schilderijen naar aanleiding van zijn bezoeken aan Papua en Papua New Guinea. Deze tentoonstelling wordt geopend op 16 juli 2013 om 14.00 uur.

9. Rondvraag.
Marchinus Hofkamp vraagt de ledenlijst op het besloten deel van de website te plaatsen Dit zal nader worden bekeken.
Tom Hoebé stelt voor nieuwe leden het oude jaarboek ten geschenke te geven om de aanmelding te bevorderen.
Ingrid Langerak vraagt de leden van de VVE, die net als zij belangstelling hebben voor Ethiopië, zich bij haar te melden.
Het voorstel komt de huidige kascommissie nog een jaar in de huidige samenstelling te handhaven als dit statutair mogelijk is. Paul Raedts en Huig Kerkhof zijn bereid nog een jaar in functie te blijven.
Daarna sluit de voorzitter de vergadering rond 12.30 uur en dankt de aanwezigen voor hun inbreng.

0

Notulen ALV Vereniging Vrienden Etnografica, 3 juni 2012
Aanwezig: Jaap Barendregt, Eveline Boswinkel, Ad Breevaart, Dick Broer, Trudy van Dinter, David van Duuren, Huig en Loes Kerkhof, Martin Lagrain, Boudewijn Meijer, Kathy van der Pas, Steven van de Raadt, Paul Raedts
Bestuur: Dineke Beereboom, Jos Weerts, Arnold Wentholt
Afwezig met opgaaf van reden: Hans Hamers

1. Jos Weerts opent de vergadering iets over half twaalf en heet iedereen welkom. Hij geeft een toelichting op het verschuiven van de aanvankelijk vastgestelde datum van 13 mei naar 3 juni. Paul Raedts vraagt om onder punt 8 aandacht te besteden aan de recente mails die Marchinus Hofkamp aan een aantal leden heeft gestuurd. Hij acht dit schadelijk voor de vereniging en heeft een voorstel hoe hiermee om te gaan; hij wil dit graag bespreken.

2. Notulen ALV 2011. Een van de leden vraagt wat er gedaan is met de suggestie om een ‘smoelenboek’ aan te leggen. De voorzitter meldt, dat geen gevolg is gegeven aan deze suggestie, omdat dit controversieel is; in verband met privacy-overwegingen wil niet iedereen daarin worden opgenomen. Dick Broer maakt een opmerking over punt 10 en vraagt zich of er daadwerkelijk vervolg gegeven is aan de suggestie van Boudewijn Meijer om de catalogus van de vereniging via Bol.com te promoten. Dit is niet gebeurd, maar Meijer neemt dit punt mee voor een vervolg. Een artikel van de hand van de secretaris is daadwerkelijk in het kunst en antiekmaandblad ‘Collect’ verschenen met een gratis advertentie voor de vereniging.
De notulen worden aangenomen.

3. De secretaris leest het verslag voor over de periode april 2011 tot en met mei 2012. Na de oproep van de voorzitter of hier nog vragen of opmerkingen over zijn stemt iedereen in met het verslag. De voorzitter meldt alsnog dat Hans Hamers door werkzaamheden elders verhinderd is deze ALV bij te wonen.
Boudewijn Meijer maakt een opmerking over de bereikbaarheid van de VVE-site en vraagt zich af of niet meer delen van de site toegankelijk gemaakt kunnen worden voor niet-leden. Het bestuur neemt deze suggestie mee en zal daar over beraadslagen.
David van Duuren doet de suggestie om op de sites van volkenkundige musea een link te laten opnemen voor de VVE-site. Bestuur neemt dit ter harte en zal hierover contact opnemen met de musea.
De voorzitter maakt bekend dat de vereniging de zaal om niet ter beschikking is gesteld door de directeur van het Wereldmuseum, Stanley Bremer, met wie de voorzitter en de secretaris begin dit jaar om de tafel hebben gezeten. Bremer acht het belang van een goed contact met de VVE zo groot dat hij deze handreiking gedaan heeft.

4. Financieel jaarverslag over 2011. De secretaris, die de afgelopen twee en een half jaar waarnemend penningmeester is geweest, verwijst naar het financieel jaaroverzicht dat naar zijn mening duidelijk genoeg is en geen verdere uitleg behoeft. Op enkele onderdelen vragen leden een toelichting; de penningmeester ad interim licht toe wat sommige kostenposten inhouden.

5. Verslag Kascommissie. De voorzitter leest het verslag voor van de Kascommissie, dit jaar bestaande uit Paul Raedts en Jaap Barendregt. Barendregt maakt vervolgens een opmerking dat het overzicht op kleine punten op suggestie van de commissie is aangepast, waarmee de overzichtelijkheid van de balans verbeterd is. De commissie stelt de vergadering voor décharge te verlenen aan het bestuur voor het in het afgelopen jaar gevoerde financiële beleid. De vergadering neemt dit voorstel over en besluit aldus.

6. Begroting 2012. De secretaris verwacht in grote lijnen over 2012 een beeld dat overeenkomt met 2011. Op één punt voorziet hij een verandering t.o.v. de uitgaven en dat betreft de publicatie van een ‘jaarboek’. Hij betoogt verder dat de uitgave en inhoud een afspiegeling moeten vormen van de verzamelcultuur binnen de vereniging en tegelijkertijd een publicatie kan zijn die aantrekkelijk is voor geïnteresseerden. Kosten moeten daarbij duidelijk bewaakt worden en het mag geen uitgave zijn die de middelen van de relatief kleine vereniging te zeer drukt. Dit blijkt een onderwerp dat verschillende aanwezige leden bezighoudt. Steven van de Raadt vraagt hoe de redactie is samengesteld en Dick Broer vraagt zich af wat de kosten en de oplage van het beoogde jaarboek mogen zijn. Eveline Boswinkel meldt dat ze zelf met uitgaven te maken heeft en dat volgens haar print-on-demand een mogelijke oplossing is, waarbij bij een gegeven oplage altijd tegen zeer lage kosten kan worden bijgedrukt. Eveline Boswinkel en Steven van de Raadt doen het aanbod om hun ervaring ter beschikking te stellen om tot een optimaal resultaat te komen.
De voorzitter rond deze gespreksronde af met de toezegging dat een en ander nadere invulling behoeft en dat, zodra er een concrete uitwerking is van de plannen voor een jaarboek wat betreft opzet en productie, deze uitwerking aan de leden zal worden voorgelegd ter fiattering.

7. Bestuur. Bestuurslid Dineke Beereboom treedt door omstandigheden gedwongen terug uit het bestuur en wordt door de voorzitter uitvoerig bedankt. Voorzitter doet een beroep op de aanwezige leden om de vacante positie binnen het bestuur op te vullen, maar krijgt geen respons. Het bestuur zal in de VVE gelederen verder kijken wie zich hiervoor beschikbaar wil stellen. Het bestuur dient uitgebreid om de vele voorkomende zaken te verdelen.
Dick Broer wordt voorgedragen als nieuwe penningmeester. Dick introduceert zichzelf aan de leden en vertelt dat hij als accountant is opgeleid en voor een bank heeft gewerkt. De vergadering stemt in met de benoeming van Dick Broer als bestuurslid.

8. Wat verder ter tafel komt.
De voorzitter stelt de mails die Marchinus Hofkamp onlangs heeft gestuurd aan een aantal leden en oud-leden aan de orde . Hierin komt Hofkamp nogmaals terug op de handelwijze van het bestuur rond de samenstelling van de jubileumexpositie en de productie van de catalogus in 2008. In zijn ogen is het bestuur tot heden hierover onvoldoende transparant geweest. De voorzitter meldt de vergadering dat het bestuur van mening is dat een en ander in de jaren 2008 tot en met 2011 uitgebreid aan de orde is geweest in de ledenvergaderingen, waarin het (toenmalige) bestuur rekenschap en verantwoording heeft afgelegd. Bovendien is er het formele argument, dat een adressenbestand van de vereniging alleen door de vereniging gebruikt mag worden. Om deze redenen heeft het bestuur het lidmaatschap van Marchinus Hofkamp in overweging genomen. Paul Raedts adviseert eerst een commissie van goede diensten te benoemen, en te bemiddelen voordat überhaupt tot sancties kan worden overgegaan, mocht het bestuur daar redenen voor hebben. Ad Breevaart biedt aan samen met hem dit gesprek aan te gaan. De vergadering stemt hiermee in.
De voorzitter vestigt de aandacht van de leden op de vernieuwde website. Het bestuurslid Hans Hamers heeft dit qua vorm en inhoud ontwikkeld tot een aantrekkelijk en informatief geheel Hij is voortdurend bezig deze inhoud aan te vullen. De voorzitter spreekt zijn dank uit aan hem en dankt tevens het lid Martin Lagrain voor de verslagen van veilingen die hij voor de website schrijft.

9 Sluiting. Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering om 13.05 uur.

Arnold Wentholt

0

Notulen ALV 2011
Datum 17 april 2011
Wereldmuseum Rotterdam, Eli van Rijckevorselzaal
Aanwezig: Jaap Barendregt, Dineke Beereboom, Ad Breevaart, Dick Broer, Trudy van Dinter, Aad van den Ende, Hans Hamers, Marchinus Hofkamp, Renate Jacobs, Hester Jenkins, Huig Kerkhof, Henk Kloosterhuis, Johannes Leeuwenburg, Boudewijn Meijer, Ineke van Middelkoop, Jasper van Osnabrugge, Javier López Piñon, Ted Raedts, Paul Raedts, John Tenney, Frank van Waes, Jos Weerts, Arnold Wentholt, René Wijffels

1. Opening en vaststellen van de agenda
De voorzitter, Jos Weerts, opent de vergadering en heet iedereen welkom. De agenda wordt conform voorstel vastgesteld.

2. Notulen ALV van 3 oktober 2010 en de financiële overzichten van 2008 en 2009

Marchinus Hofkamp maakt een opmerking over punt 3 en vindt daar niet terug wat naar zijn mening in zijn betoog naar voren is gekomen. Voor het overige worden de notulen en de overzichten zonder op/ of aanmerkingen aangenomen.

3. Jaarverslag 2010 van de secretaris

Het jaarverslag wordt door de secretaris in grote trekken geschetst. Een uitgewerkt jaarverslag wordt separaat aan de notulen toegevoegd.
Dick Broer vraagt of het bestuur het concrete aantal leden kent. Arnold Wentholt licht toe, dat dit moeilijk is aan te geven omdat de leden verspreid over het jaar hun contributie betalen, soms zelfs een jaar later. Officieel heeft de vereniging op dit moment ca. 150 leden.

4. Financieel Jaarverslag 2010

Ten opzichte van vorig jaar heeft de vereniging een verlies geleden. Dit is grotendeels toe te schrijven aan incidentele uitgavenposten die het afgelopen jaar de balans negatief hebben beïnvloed. Wel zijn nu alle kosten die voortkwamen uit het jubileumjaar betaald en is de website aangepast en extra beschermd. Omdat voornoemde kosten niet van structurele aard zijn en grote uitgaven niet worden verwacht schat de waarnemend penningmeester de uitkomst van het lopend jaar positief in.
De vergadering adviseert het bestuur om het aantal catalogi dat de vereniging in voorraad heeft te activeren op de balans of in elk geval zichtbaar te maken in de jaarrekening.

5. Verslag Kascommissie

Jaap Barendregt en René Wijffels hebben de boekhouding over 2010 gecontroleerd. Jaap Barendregt brengt verslag uit en stelt op grond van hun bevindingen décharge voor van de waarnemend penningmeester en het bestuurlijk financieel beleid. Vervolgens leest de voorzitter het verslag van de kascommissie voor. De vergadering stemt in met het voorstel om het bestuur décharge te verlenen over het financieel beleid in 2010.

6. Benoeming Kascommissie 2011

Naast Jaap Barendregt is Paul Raedts bereid gevonden zitting te nemen in de commissie.

7. Begroting 2011

Naar inschatting van de waarnemend penningmeester zullen de jaarcijfers voor dit jaar positief uitvallen.

8. Bestuur

a. Rooster van aftreden
b. Samenstelling van het bestuur: aantal leden en vacatures
c. Voordracht voor de benoeming van Hans Hamers als bestuurslid.

De secretaris treedt af en is voor een komende termijn herkiesbaar. Terstond wordt hij herkozen.

In het huidige bestuur is de functie van penningmeester vacant. De secretaris neemt deze functie tijdelijk waar. Op de vraag van de voorzitter of er binnen de ALV leden zijn die het penningmeesterschap op zich zouden willen nemen, komt geen reactie. Voorzitter zal langs andere weg kandidaten hiervoor proberen te benaderen.

De voorzitter stelt de plaats van Marchinus Hofkamp in het bestuur aan de orde. Deze is tijdens de ALV van juni 2009 voorgedragen en benoemd als penningmeester; tot heden heeft hij deze functie niet op zich willen nemen. Bovendien zijn binnen het bestuur fundamentele verschillen van inzicht tussen Marchinus Hofkamp en de andere drie bestuursleden duidelijk geworden. De voorzitter heeft eind 2010 de positie van Hofkamp binnen het bestuur met hem besproken. Dit gesprek heeft niet tot een eensluidend standpunt geleid. Op grond hiervan legt het bestuur aan de ALV een besluit voor Marchinus Hofkamp te ontslaan als bestuurlid.
Hierop vraagt Marchinus Hofkamp voor 20 minuten het woord om een verklaring voor te lezen. De vergadering stelt hem hiertoe in de gelegenheid. In deze verklaring uit hij kritiek op het handelen van het huidige en het vorige bestuur. Aanleiding voor deze kritiek waren de notulen van de Algemene Ledenvergadering van 3 oktober 2010 en de wijze van verwoorden daarin van de verklaring die Marchinus Hofkamp toen voorlas namens de Hans Berg; deze laatste was tot 1 januari 2009 penningmeester. Op voorstel van de vergadering schorst de voorzitter hierna de vergadering tot na de lunchpauze.

De voorzitter heropent de vergadering na de pauze en geeft opnieuw het woord aan Marchinus Hofkamp. Deze deelt mee, dat hij inziet dat het bestuur in de huidige samenstelling niet verder kan en dat hij zich daarom als bestuurslid terugtrekt. De vergadering respecteert dit besluit.
Marchinus Hofkamp stelt voor om zijn verklaring en tevens de verklaring die hij tijdens de ledenvergadering op 3 oktober 2010 namens Hans Berg voorlas met de notulen mee te sturen. Op voorstel van de voorzitter besluit de vergadering dat beide verklaringen op verzoek bij hem verkrijgbaar zijn.

Hans Hamers wordt voorgedragen en door de ALV benoemd als nieuw lid van het bestuur. Hij zal zich o.a. bezighouden met de redactie van de website en het updaten van de content.

9 en 10 Wat verder ter tafel komt en rondvraag.

Op verzoek van de voorzitter geeft Frank van Waes een toelichting op zijn concept voor een digitale ledenlijst ofwel ´smoelemboek´.
Boudewijn Meijer stelt voor om de catalogus via Bol.com prominent te promoten met een verwijzing naar de VVE website. Daarnaast doet hij een voorstel om de VVE te promoten middels een artikel in een niet direct etnografica gerelateerd kunst- en antiektijdschrift, als bijvoorbeeld ‘Collect’.
Henk Kloosterhuis, die fotograaf van beroep is, doet een voorstel om collecties van verzamelaars thuis te fotograferen en daar een expositie omheen te organiseren.
Voorzitter neemt de suggesties in ontvangst.

Leiden, 27 april 2011

0