Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging Vrienden van Etnografica, gehouden op 23 juni 2013 in Café-restaurant Soif in Rotterdam-Delfshaven.
Aanwezig waren de navolgende leden en hun partners: Jaap Barendrecht; Ad Breevaart; Trudy van Dinter; Dhr en mevr. Hoebé; Marchinus Hofkamp; Dhr. en mevr. Kerkhof, Ingrid Langerak; Johan Leeuwenberg; Dolf Middelhoff; Steven van de Raadt en Kathy van der Pas; Paul en Ted Raedts.
Van het bestuur waren aanwezig: Dick Broer; Arnold Wentholt; Jos Weerts.
Afwezig met kennisgeving: Ron van Doorn, David van Duuren, Javier Lopez Pinon, Betty Swinkels, Jos van den Berg, Pieter van den Homberg, Ineke Eisenburger, Krijn Verboom, Dineke Beereboom, Frank Eerhart en Hans Hamers.
1. Opening en vaststelling van de agenda
De voorzitter opent de vergadering kort na 11.00 uur en heet iedereen welkom. Hij meldt de ontvangen berichten van verhindering en vraagt de vergadering instemming met de voorgestelde agenda.
De heer Hofkamp meldt, dat hij als agendapunt wil opvoeren de kwestie rond zijn royement en hetgeen daarover in de notulen van de Ledenvergadering van 3 juni 2012 is vermeld. De voorzitter antwoordt dat dit aan de orde komt bij de behandeling van de notulen van de Ledenvergadering op 3 juni 2012. Mocht na behandeling van deze notulen daar nog behoefte aan bestaan, dan zal dit punt aan de agenda worden toegevoegd.
2. Openingswoord van de voorzitter
Jos Weerts leest het in de afgelopen week uitgegeven persbericht voor, gericht aan het Parool, AT5, Oog op Morgen en radio 1, over onze visie op het in stand houden van het Tropenmuseum voor en doet mededeling over de daar bij behorende brief aan de Vaste Commissie Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van de Tweede Kamer, die ook naar enkele Kamerleden is gezonden. Van de zijde van het CDA is de ontvangst bevestigd; van de zijde van de VVD is kenbaar gemaakt, dat zij onze visie zullen meenemen bij de standpuntbepaling. Inmiddels heeft de Tweede kamer besloten de subsidie voorlopig tot 2017 te handhaven. Hij haalt deze actie aan als voorbeeld van een actieve opstelling van de VVE. Met het oog op de toekomst van de VVE vindt hij een dergelijke opstelling noodzakelijk. Zichtbaarheid van de VVE is van groot belang, de VVE moet deelnemen aan de gedachtewisseling in de maatschappelijk-culturele sector over bijvoorbeeld de positie van etnografische musea en collecties. Daarnaast is de in- en externe communicatie van belang voor de vereniging. Dit zijn in zijn ogen speerpunten in het beleid van de vereniging. Hij meldt dat aan het einde van de vergadering, bij agendapunt 7, een werkgroep zal worden ingesteld die dit verder zal uitwerken.
Daarna wijst hij op het belang van het Jaarboek. Hij bedankt Dolf Middelhoff en Arnold Wentholt voor hun belangrijke bijdrage aan de totstandkoming van ons jaarboek 2012, waar tot nu toe alleen maar positieve reacties van leden en niet-leden op zijn ontvangen.
Verder wijst hij op het dit voorjaar door Frank Eerhart uitgebrachte boek “The power of iron in Africa’, dat hij laat circuleren en dat voor onze leden met korting te koop is. Hierover stuurt hij binnenkort een bericht aan de leden.
3. Notulen van de Algemene ledenvergadering van 3 juni 2012.
Punt 8 geeft aanleiding tot discussie, waarbij met name Paul Raedts, Steven van de Raadt en Marchinus Hofkamp om aanpassing verzoeken, en de laatste ook vraagt om excuses van het bestuur, omdat er een jaar lang voor hem kwetsende bewoordingen in de concept-notulen op (het besloten deel van) de website stonden. Paul Raedts brengt verslag uit van de bemiddeling door hem en door Ad Breevaart en meldt dat hij en Ad Breevaart het bestuur adviseren om Marchinus Hofkamp niet uit het lidmaatschap te ontzetten en om de notulen van de Algemene Ledenvergadering van 3 juni 2012 aan te passen. De zin “De berichten die de heer Hofkamp heeft verspreid kunnen als laster ten opzichte van (oud-)bestuursleden worden beschouwd” dient te worden verwijderd. De zin: “Paul Raedts onderschrijft deze visie, maar stelt voor etc.” dient als volgt te worden aangepast: “Paul Raedts adviseert het bestuur om – in afwachting van etc.” Ook adviseert hij het bestuur de wens van de heer Hofkamp inzake excuses ter harte te nemen en hiervoor geschikte woorden te kiezen. Hieraan voegt hij toe, dat er daarna niet meer op deze kwestie wordt teruggekomen, te meer omdat de vergadering al eerder akkoord gegaan is met de eerdere jaarstukken.
De vergadering stemt in met dit voorstel en met deze wijzigingen van de notulen van de Ledenvergadering van 3 juni 2012 en geeft het bestuur mandaat om de onjuiste en/of kwetsende punten aan te passen, en besluit dat daarmee deze discussie wordt beëindigd.
De heer Hofkamp vraagt het woord om zijn visie aan de vergadering kenbaar te maken. Hij leest een door hem opgestelde tekst voor, die als bijlage bij deze notulen wordt toegevoegd.
De voorzitter wijst de vergadering erop, dat het bestuur in de vergadering van 3 juni 2012 niet heeft voorgesteld om Marchinus Hofkamp te royeren, maar om zijn lidmaatschap op te zeggen.
Voor het overige worden de notulen conform het concept vastgesteld.
4. Verslag over het jaar 2012 van de secretaris. De secretaris reikt zijn schriftelijke verslag uit en leest het voor. Het omvat alleen de periode juli t/m december en richt zich op de toen plaats gevonden hebbende bezoeken aan het Missie Museum te Steyl, het huisbezoek aan de familie Van den Brekel en het aantal opzeggingen in 2012. Hij licht nog toe, dat het verslag van zijn activiteiten in het eerste halfjaar 2012 op de website zijn te vinden en dat de redenen voor opzegging van het lidmaatschap divers zijn. Verder maakt hij gebruik van de gelegenheid Hans Hamers te bedanken voor de wijze waarop hij onze begin 2012 vernieuwde website heeft bijgehouden.
Een lid maakt van de gelegenheid gebruik het bestuur voor te stellen eens na te denken over de behandeling van de partners van leden, die nu formeel geen stemrecht hebben.
Het verslag wordt met algemene stemmen aanvaard.
5. Verslag over het jaar 2012 van de penningmeester; diens prognose 2013 en het verslag van de Kascommissie.
Het schriftelijke verslag wordt, in combinatie met een financiële prognose 2013 aan de leden uitgereikt en als volgt toegelicht. Het in mei 2013 uitgebrachte jaarboek 2012 heeft grote invloed heeft gehad op de exploitatie. Voor de kosten van dit in een oplage van 300 (in plaats van 350) stuks uitgebrachte boek was een kostenpost voorzien van euro 4.400,– . Op basis van de thans bekende facturen (drukker en PostNL) is dit begrote bedrag met slechts euro 22,– overschreden, zodat hier geen sprake is van een ernstige tegenvaller. Dankzij de advertentie-inkomsten jaarboek ad euro 1.360,– wordt het voor 2012 op euro 1.111,62 berekende verlies volledig gecompenseerd. De bedoeling is ook nog een aantal jaarboeken 2012 te verkopen via verschillende kanalen.
Hierbij kunnen mogelijk ook de in 2011 gedrukte folders nog een rol spelen; volgens mededeling van de secretaris beschikken wij nog over een volle doos daarvan.
Naar aanleiding van het verslag merkt Marchinus Hofkamp op de kosten van het jaarboek erg hoog te vinden; zijn idee zou zijn het digitaal printen van een heel kleine oplage, waarna altijd kan worden bijgedrukt. Dolf Middelhoff bestrijdt deze visie. Marchinus Hofkamp stelt nog voor om de post ‘Jaarboek’ in de volgende ledenvergadering uit te splitsen in onderdelen.
Verder vraagt Tom Hoebé zich af hoe wij denken de nog resterende voorraad jaarboeken 2008 te verkopen. Dit is binnen het bestuur nog een punt van overweging.
De prognose 2013 geeft aan dat de VVE in dat jaar door het teruggelopen ledenaantal en de te maken kosten voor een stand in De Duif, de ruimte voor kosten van het jaarboek 2013 van slechts euro 2.500,– beloopt. Dit kan betekenen dat er bijna euro 2.000,– op de kosten jaarboek bezuinigd zal moeten worden, tenzij wij er wederom in slagen voldoende adverteerders te vinden.
In dit kader komt vanuit de zaal het idee bij de toezending van het volgende jaarboek de leden om een vrijwillige bijdrage te vragen in de kosten van het jaarboek.
De kascommissie, bestaande uit Paul Raedts en verklaart de stukken te hebben gecontroleerd en akkoord te hebben bevonden en stelt voor het verslag en het daaruit naar voren komende beleid goed te keuren. Dit gebeurt bij acclamatie.
6. Bestuur.
De voorzitter licht het Rooster van aftreden toe. Jos Weerts is volgens het rooster aan de beurt af te treden; hij verklaart zich bereid zijn functie voor te zetten. In 2014 treedt Arnold Wentholt af, in 2015 Hans Hamers en in 2016 Dick Broer.
Verder heeft Arnold Wentholt eerder aangegeven na zeven jaar te willen stoppen als secretaris. Hij zal wel aanblijven als bestuurslid in zijn nieuwe functie van hoofdredacteur van het Jaarboek. Trudy van Dinter-Bons is bereid gevonden zijn functie over te nemen.
Voorgesteld wordt Jos Weerts te herbenoemen en tevens Trudy van Dinter, die zich hiertoe bereid heeft verklaard, als bestuurslid te benoemen.
Dit voorstel wordt bij acclamatie aanvaard.
7. Instellen werkgroep Beleidsplan 2013 – 2015.
Jos Weerts roept leden op mee te werken aan zo’n werkgroep onder zijn leiding.
Beschikbaar stellen zich de leden Dolf Middelhoff, Paul Raedts en Tom Hoebé.
Jos Weerts zal ook Boudewijn Meijer vragen ook in deze werkgroep zitting te willen nemen.
8. Wat verder ter tafel komt.
Ad Breevaart stelt voor weer eens een thematische tentoonstelling te organiseren in bijv. het gunstig gelegen Museum Beelden aan Zee in Scheveningen.
De voorzitter wijst op de tentoonstelling van ons lid Jos van den Berg in Pulchri, Den Haag, over zijn schilderijen naar aanleiding van zijn bezoeken aan Papua en Papua New Guinea. Deze tentoonstelling wordt geopend op 16 juli 2013 om 14.00 uur.
9. Rondvraag.
Marchinus Hofkamp vraagt de ledenlijst op het besloten deel van de website te plaatsen Dit zal nader worden bekeken.
Tom Hoebé stelt voor nieuwe leden het oude jaarboek ten geschenke te geven om de aanmelding te bevorderen.
Ingrid Langerak vraagt de leden van de VVE, die net als zij belangstelling hebben voor Ethiopië, zich bij haar te melden.
Het voorstel komt de huidige kascommissie nog een jaar in de huidige samenstelling te handhaven als dit statutair mogelijk is. Paul Raedts en Huig Kerkhof zijn bereid nog een jaar in functie te blijven.
Daarna sluit de voorzitter de vergadering rond 12.30 uur en dankt de aanwezigen voor hun inbreng.
