Notulen ALV Vereniging Vrienden Etnografica, 3 juni 2012
Aanwezig: Jaap Barendregt, Eveline Boswinkel, Ad Breevaart, Dick Broer, Trudy van Dinter, David van Duuren, Huig en Loes Kerkhof, Martin Lagrain, Boudewijn Meijer, Kathy van der Pas, Steven van de Raadt, Paul Raedts
Bestuur: Dineke Beereboom, Jos Weerts, Arnold Wentholt
Afwezig met opgaaf van reden: Hans Hamers
1. Jos Weerts opent de vergadering iets over half twaalf en heet iedereen welkom. Hij geeft een toelichting op het verschuiven van de aanvankelijk vastgestelde datum van 13 mei naar 3 juni. Paul Raedts vraagt om onder punt 8 aandacht te besteden aan de recente mails die Marchinus Hofkamp aan een aantal leden heeft gestuurd. Hij acht dit schadelijk voor de vereniging en heeft een voorstel hoe hiermee om te gaan; hij wil dit graag bespreken.
2. Notulen ALV 2011. Een van de leden vraagt wat er gedaan is met de suggestie om een ‘smoelenboek’ aan te leggen. De voorzitter meldt, dat geen gevolg is gegeven aan deze suggestie, omdat dit controversieel is; in verband met privacy-overwegingen wil niet iedereen daarin worden opgenomen. Dick Broer maakt een opmerking over punt 10 en vraagt zich of er daadwerkelijk vervolg gegeven is aan de suggestie van Boudewijn Meijer om de catalogus van de vereniging via Bol.com te promoten. Dit is niet gebeurd, maar Meijer neemt dit punt mee voor een vervolg. Een artikel van de hand van de secretaris is daadwerkelijk in het kunst en antiekmaandblad ‘Collect’ verschenen met een gratis advertentie voor de vereniging.
De notulen worden aangenomen.
3. De secretaris leest het verslag voor over de periode april 2011 tot en met mei 2012. Na de oproep van de voorzitter of hier nog vragen of opmerkingen over zijn stemt iedereen in met het verslag. De voorzitter meldt alsnog dat Hans Hamers door werkzaamheden elders verhinderd is deze ALV bij te wonen.
Boudewijn Meijer maakt een opmerking over de bereikbaarheid van de VVE-site en vraagt zich af of niet meer delen van de site toegankelijk gemaakt kunnen worden voor niet-leden. Het bestuur neemt deze suggestie mee en zal daar over beraadslagen.
David van Duuren doet de suggestie om op de sites van volkenkundige musea een link te laten opnemen voor de VVE-site. Bestuur neemt dit ter harte en zal hierover contact opnemen met de musea.
De voorzitter maakt bekend dat de vereniging de zaal om niet ter beschikking is gesteld door de directeur van het Wereldmuseum, Stanley Bremer, met wie de voorzitter en de secretaris begin dit jaar om de tafel hebben gezeten. Bremer acht het belang van een goed contact met de VVE zo groot dat hij deze handreiking gedaan heeft.
4. Financieel jaarverslag over 2011. De secretaris, die de afgelopen twee en een half jaar waarnemend penningmeester is geweest, verwijst naar het financieel jaaroverzicht dat naar zijn mening duidelijk genoeg is en geen verdere uitleg behoeft. Op enkele onderdelen vragen leden een toelichting; de penningmeester ad interim licht toe wat sommige kostenposten inhouden.
5. Verslag Kascommissie. De voorzitter leest het verslag voor van de Kascommissie, dit jaar bestaande uit Paul Raedts en Jaap Barendregt. Barendregt maakt vervolgens een opmerking dat het overzicht op kleine punten op suggestie van de commissie is aangepast, waarmee de overzichtelijkheid van de balans verbeterd is. De commissie stelt de vergadering voor décharge te verlenen aan het bestuur voor het in het afgelopen jaar gevoerde financiële beleid. De vergadering neemt dit voorstel over en besluit aldus.
6. Begroting 2012. De secretaris verwacht in grote lijnen over 2012 een beeld dat overeenkomt met 2011. Op één punt voorziet hij een verandering t.o.v. de uitgaven en dat betreft de publicatie van een ‘jaarboek’. Hij betoogt verder dat de uitgave en inhoud een afspiegeling moeten vormen van de verzamelcultuur binnen de vereniging en tegelijkertijd een publicatie kan zijn die aantrekkelijk is voor geïnteresseerden. Kosten moeten daarbij duidelijk bewaakt worden en het mag geen uitgave zijn die de middelen van de relatief kleine vereniging te zeer drukt. Dit blijkt een onderwerp dat verschillende aanwezige leden bezighoudt. Steven van de Raadt vraagt hoe de redactie is samengesteld en Dick Broer vraagt zich af wat de kosten en de oplage van het beoogde jaarboek mogen zijn. Eveline Boswinkel meldt dat ze zelf met uitgaven te maken heeft en dat volgens haar print-on-demand een mogelijke oplossing is, waarbij bij een gegeven oplage altijd tegen zeer lage kosten kan worden bijgedrukt. Eveline Boswinkel en Steven van de Raadt doen het aanbod om hun ervaring ter beschikking te stellen om tot een optimaal resultaat te komen.
De voorzitter rond deze gespreksronde af met de toezegging dat een en ander nadere invulling behoeft en dat, zodra er een concrete uitwerking is van de plannen voor een jaarboek wat betreft opzet en productie, deze uitwerking aan de leden zal worden voorgelegd ter fiattering.
7. Bestuur. Bestuurslid Dineke Beereboom treedt door omstandigheden gedwongen terug uit het bestuur en wordt door de voorzitter uitvoerig bedankt. Voorzitter doet een beroep op de aanwezige leden om de vacante positie binnen het bestuur op te vullen, maar krijgt geen respons. Het bestuur zal in de VVE gelederen verder kijken wie zich hiervoor beschikbaar wil stellen. Het bestuur dient uitgebreid om de vele voorkomende zaken te verdelen.
Dick Broer wordt voorgedragen als nieuwe penningmeester. Dick introduceert zichzelf aan de leden en vertelt dat hij als accountant is opgeleid en voor een bank heeft gewerkt. De vergadering stemt in met de benoeming van Dick Broer als bestuurslid.
8. Wat verder ter tafel komt.
De voorzitter stelt de mails die Marchinus Hofkamp onlangs heeft gestuurd aan een aantal leden en oud-leden aan de orde . Hierin komt Hofkamp nogmaals terug op de handelwijze van het bestuur rond de samenstelling van de jubileumexpositie en de productie van de catalogus in 2008. In zijn ogen is het bestuur tot heden hierover onvoldoende transparant geweest. De voorzitter meldt de vergadering dat het bestuur van mening is dat een en ander in de jaren 2008 tot en met 2011 uitgebreid aan de orde is geweest in de ledenvergaderingen, waarin het (toenmalige) bestuur rekenschap en verantwoording heeft afgelegd. Bovendien is er het formele argument, dat een adressenbestand van de vereniging alleen door de vereniging gebruikt mag worden. Om deze redenen heeft het bestuur het lidmaatschap van Marchinus Hofkamp in overweging genomen. Paul Raedts adviseert eerst een commissie van goede diensten te benoemen, en te bemiddelen voordat überhaupt tot sancties kan worden overgegaan, mocht het bestuur daar redenen voor hebben. Ad Breevaart biedt aan samen met hem dit gesprek aan te gaan. De vergadering stemt hiermee in.
De voorzitter vestigt de aandacht van de leden op de vernieuwde website. Het bestuurslid Hans Hamers heeft dit qua vorm en inhoud ontwikkeld tot een aantrekkelijk en informatief geheel Hij is voortdurend bezig deze inhoud aan te vullen. De voorzitter spreekt zijn dank uit aan hem en dankt tevens het lid Martin Lagrain voor de verslagen van veilingen die hij voor de website schrijft.
9 Sluiting. Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering om 13.05 uur.
Arnold Wentholt
