Jaarverslag 2008-09
Het afgelopen jaar, te beginnen met de laatste ALV op 24 februari 2008, is een hectisch jaar geweest. Dat er veel zou gaan gebeuren in dit jubileumjaar werd meteen duidelijk in grote belangstelling die deze ALV genoot. Meer dan vijftig leden bezochten de vergadering. Daarin kwamen vooral de expositie en de catalogus aan bod. Na de lunch leidde Jan Lodewijk Grootaers, samensteller van de Ubangi expositie, ons rond. Aansluitend konden we een experimenteel theaterstuk bij te wonen over ‘kindheksen’ in Afrika.
Op 27 februari hadden voorzitter en secretaris een onderhoud met de directie van het Afrika Museum over de voorgenomen jubileumexpositie. In de korte tijd die het bestuur restte, zou er zeer veel werk verricht moeten worden in het vergaren, selecteren en fotograferen van voorwerpen en schrijven van de catalogus.
De leden werden gevraagd foto’s van hun objecten in te zenden voor een eerste selectie. Tot eind juni kwamen foto’s binnen, waarna de selectiecommissie bestaande uit John Tenney, Marc Felix, Lucien van de Velde, Dirk Smidt en ondergetekende zich over de inzendingen boog. Na de eerste selectie op basis van de foto’s werden leden verzocht objecten in te brengen. De Afrikaanse voorwerpen werden in het Afrika Museum beoordeeld, de Melanesische in Leiden. Op 25 juni vond de definitieve keuze uit de voorwerpen plaats. In totaal hebben 65 leden delen van of de gehele collectie ter beoordeling per foto opgestuurd. Uit circa 1000 voorwerpen zijn 84 Afrikaanse, 16 Indonesische en 17 Melanesische objecten geselecteerd.
Ondertussen werd op 24 april in Utrecht het marketing rapport besproken, dat op verzoek van het bestuur door Pien Rommens Advies (Nederlands Openlucht Museum) was opgesteld. De voorzitter en de secretaris hebben het rapport hierbij in ontvangst genomen. De bevindingen en adviezen zijn aan de PR en marketingafdeling van het Afrika Museum gegeven, om de tentoonstelling naar buiten te promoten.
Op 4 mei vond de ruilbeurs plaats. De laatste, zo bleek dit jaar. Hoewel een ruilbeurs in de recente enquete veel respons kreeg bij de leden, kwam deze respons niet naar voren in het bezoek van de afgelopen jaren. Dit liep gestaag terug en de beurs leek zichzelf te hebben overleefd. De beurs was bovendien verworden tot een plek waar vooral de handelaar-leden hun waar uitstalden, veelal van bedenkelijk allooi. De beurs stond verder dan ooit af van het oorspronkelijk concept. Bij de laatste ruilbeurs waren zelfs meer standhouders aanwezig dan bezoekers (slechts 8), wat de vereniging en negatief saldo van bijna € 1.000,= opleverde.
18 juni was er een bestuursvergadering waarin vooral de voortgang, begroting en financiering van de jubileumactiviteiten op de agenda vormden. Het bestuur heeft verschillende fondsen aangeschreven, waaronder het Prins Bernhardt Cultuurfonds en het ABP, maar dit heeft niets opgeleverd. Begrotingen zijn telkenmale aangepast en in juli leek de catalogus, gelet op de kosten, geen optie meer. Uiteindelijk is bedacht leden te vragen om een renteloos voorschot, dat uit de verkoop van de catalogi zou worden terugbetaald. Zo haalden we ca. 9500 euro op, waarmee de uitgave van de catalogus mogelijk werd. Inmiddels zijn we zover dat de helft van dit bedrag uit de verkoop van catalogi weer kan worden terugbetaald.
Eind juli hebben de leden een schrijven ontvangen over de stand van zaken en de uitkomst van de objectenselectie. Een aantal weken later zijn leden verzocht panoramafoto’s van hun verzameling in de woonkamer te maken. Deze foto’s kregen een plaats aan een van de wanden van de tentoonstellingsruimte.
De gehele zomer vanaf juni tot medio september zijn voorzitter en secretaris in touw geweest om de catalogus te realiseren. Schrijven, aanwezig zijn bij de fotografie van de objecten, redactie en eindredactie van de teksten en vertaling. Vervolgens kwamen de lay out en de laatste correcties bij de vormgever in Doetinchem, voor de tekst naar de drukker ging. Gelukkig bevond de binder zich in Nijmegen, zodat de eerste zending catalogi één dag voor de opening konden worden afgegeven.
4 oktober vond de opening plaats, die door veel mensen is bezocht. Onder de ongeveer 150 aanwezigen waren 70 VVE leden, die meteen een exemplaar van de catalogus mee naar huis namen.
Begin januari was de tentoonstelling voorbij en konden de voorwerpen weer terug naar de eigenaars.
Met de tentoonstelling hoopten we vooral nieuwe leden te kunnen werven. We hoopten dat tientallen mensen lid van de vereniging zouden worden en dat we in de komende jaren meer draagvlak en armslag zouden hebben. Dit kwam niet uit. Hoewel de reacties op de expositie vrijwel unaniem lovend waren, kreeg de tentoonstelling weinig media aandacht en trok het weinig extra bezoekers. Ook de verkoop van de catalogi liep achter bij de verwachting.
Door een fout bij het magazine Tribal Art werd de catalogus niet in het juiste nummer besproken. In het voorjaarsnummer is de omissie alsnog rechtgezet, maar toen was de tentoonstelling al enkele maanden voorbij.
Via de boekhandel van ons medelid Cees Zwartenkot zijn gelukkig de nodige exemplaren verkocht. Inmiddels ligt de verkoop op ongeveer 150 catalogi.
Op 19 november vond de afscheidsreceptie plaats van Ineke Eisenburger als directeur van het Afrika Museum. Voorzitter en secretaris gaven acte de presence namens de vereniging. Ineke is sinds de oprichting nauw betrokken geweest bij de VVE en haar museum heeft de ALV vele jaren gefaciliteerd.
Woensdag 1 april vond weer een bestuursvergadering plaats. Dit keer in Amsterdam. Op deze vergadering kwamen twee belangrijke punten aan de orde: het instellen van werkgroepen om VVE activiteiten te ontplooien en het werven van nieuwe bestuursleden. Hans Berg gaf eind 2008 aan te stoppen en heeft ook zijn lidmaatschap per ingang van 2009 opgezegd. Hij wilde nog wel de lopende zaken afhandelen tot een nieuwe penningmeester zou aantreden. Ook Jacobus Bakkers gaf aan te stoppen met bestuurswerk.
Het ledental is al jaren constant. Op het moment hebben we 232 betalende leden. Het afgelopen jaar zijn 18 leden vertrokken en hebben zich 17 mensen opgegeven als nieuw lid.
Arnold Wentholt, 21 juni 2009
